Obchodní dopisy jsou zprávy, které společnosti zasílají klientovi, dodavateli nebo subjektu řešit obchodní problémy. Ty představují důležitou zbraň, se kterou mohou podnikatelé nabízet produkty a služby, stejně jako navrhovat komerční projekty.
Tento typ komunikace používá správný a konvenční jazyk přesvědčit odesílatele provést určitou akci. Kromě toho existují různé typy obchodních dopisů v závislosti na druhu činnosti: prodej, reklamace, nabídky, žádost o informace a reklama.
Jaké jsou výhody obchodních dopisů?
Obchodní dopisy vám umožňují řešit obchodní problémy a jsou velmi užitečné ve společnostech, zde jsou výhody:
- Zajištění komerční prezentace firmy.
- Vyžádejte si informace od zákazníků nebo dodavatelů.
- Odešlete poděkování, stížnosti nebo reklamace.
- Informujte o propagace nebo nové produkty.
- Pořádejte obchodní schůzky nebo akce.
- Póza obchodní aliance nebo vývoj nových projektů.
- Zašlete doklad o zaplacení a faktury.
- Nabídněte odpovědi na pochybnosti vznesené klienty nebo subjekty.
- Zasílejte nabídky s cenami.
Jaké vlastnosti a vlastnosti by měl mít účinný obchodní dopis?
- představuje kompletní informace: Dopis musí obsahovat všechny prvky, které chce emitent předat a které umožňují příznivou odpověď od příjemce. Jsou nezbytné: adresa odesílatele a příjemce, reference, datum vydání, pozdrav, tělo a závěr. Ignorování jakéhokoli prvku může způsobit nedorozumění.
- Stručnost: Nápady je třeba předávat krátké a smysluplné věty, aby nedošlo k nadměrnému počtu slov. Kromě toho se vyvarujte používání velmi složitých slov a zkratek, které mohou ztížit porozumění sdělení. Jednoduché výrazy zvyšují srozumitelnost dopisu a usnadňují jeho výklad. Pokud existují pochybnosti o použití slova, měli byste jít do slovníku.
- Stručnost: Body musí být adresovány přímo aniž bychom opustili ústřední téma dopisu. Záměrem je, aby příjemce porozuměl sdělení v co nejkratším čase a vyhnul se zbytečným nebo nadbytečným aspektům. Věty mohou být krátké nebo dlouhé, ale vždy by měly být jasné a vyvarovat se výrazů, které jsou irelevantní.
- Rozdělení těla: Obchodní dopisy mají obvykle v těle 3 odstavce. První odstavec se skládá z úvodu, kde jsou vyjádřeny hlavní myšlenky nebo některé důležité předběžné informace. Druhým je základ dopisu, kde se rozvíjejí příslušné aspekty a upřesňují podrobnosti. Nakonec v poslední třetině těla zpráva končí zopakováním požadavku, který je předmětem dopisu.
- Tón: Osobní, jako byste s příjemcem mluvili tváří v tvář. Navíc je nutné použít laskavé výrazy a ochotu vytvářet přátelské prostředí. Limity však musí být zachovány, aby se zabránilo odesílání falešných lichotek.
- Pravopis: Musí být bezvadný, bez šmouh nebo skvrn v případě dopisů psaných rukou. Špatný pravopis naznačuje nedostatečnou přípravu a malou znalost jazyka, což vytváří negativní představu o odesílateli.
- Pokud je dopis určen k prodeji produktu nebo služby, měl by se zaměřit na výhody pro příjemce. Vlastnosti produktu jdou do pozadí, důležité je naznačit příjemci, co jeho pořízením získá.
- Estetický: Čistý, atraktivní a elegantní. Formulace je důležitá, ale musíte se také snažit zachytit dobrý vizuální dojem prostřednictvím dokonalé prezentace. Styl textu závisí na pisateli, zda je schopen psát v bloku nebo s použitím odsazení odstavců.
- Syntaxe: Vyjádřené myšlenky musí být plně propojeny, aby dopis dával smysl. Správné použití konektorů je důležité, aby nedošlo k nepochopení zprávy.
- Psychologický aspekt: Spisovatel musí přizpůsobit dopis osobnosti a charakteru příjemce. Z tohoto důvodu je důležité znát klienty a dodavatele, se kterými je společnost spřízněna. Zohledněním vlastností přijímače zvyšujeme pravděpodobnost přijetí odpovědi.
- Oprava: Efektivní dopis je ten, který je zaslán na správné místo a správné osobě. Je důležité, aby po napsání byla zkontrolována adresa příjemce, aby se předešlo nedorozuměním. Také je třeba zkontrolovat znění, aby se opravily případné pravopisné chyby.