Ověření pro audit v nákupních procesech není obtížné, pokud auditoři zůstanou v rámci pravidel pro takové procesy. Je třeba mít na paměti, že výsledkem tohoto auditu je vysoká efektivita provozu a efektivita z hlediska nákladů.
Ověření je založeno na seznamu relevantního významu v normách kvality ISO 9000, které se týkají snižování nákladů a prevence rizik. Zlepšení funkcí každé společnosti.
Kroky k provedení ověření v nákupních procesech se seznamem
První věc, kterou byste měli udělat, než začnete přemýšlet o vytvoření kontrolního seznamu, je určit, které parametry, předpisy, normy nebo příručky norem a postupů je třeba splnit, abyste být schopen posoudit, zda byl proces proveden dobře nebo ne.
Později otevřete excelový dokument s minimálně 4 sloupci. V prvním sloupci budete odkazovat na část procesu, kterou přezkoumáváte, ve druhém na předpisy, které upravují tu část procesu, kterou přezkoumáváte.
Do třetího sloupce vložíte kontrolní seznam, kam umístíte, zda proces, který přezkoumáváte, odpovídá předpisům. Chcete-li však rozhodnout, zda proces je nebo není v souladu s předpisy, musíte mít důkazy Jestli je to vlastně v pořádku nebo ne.
Nakonec do čtvrtého sloupce umístíte sekce dalších komentářů; v něm odhalíte přesné umístění důkazu nebo záznamu, který prokazuje nesoulad s normou, který jste našli.
Jakmile dokončíte proces kontroly, připravte zprávu, která vysvětluje anomálie nalezené v uvedeném ověření, což obsahovat podrobné chybové poznámky a návrhy a kroky k jeho nápravě. Pravidelně sledujte, zda jsou úkony v uvedeném ověření plně uspokojivě splněny.
Vytvořte program pro pracovníky zapojené do zadávání zakázek, kteří musí znát předpisy a vědět, jak je uplatňovat. S akcemi, jako jsou tyto, pomůžete minimalizovat chyby a odchylky během procesu.
Kontrolní seznam Co byste měli obsahovat?
Kontrolní seznam musí obsahovat údaje správní jednotky, počet zaměstnanců, vzorek záznamy o provedených procesechpodrobnosti o auditorském týmu a cíli auditu.
Dalším důležitým bodem je, že pracovníci nákupu znají důležitost oddělení nákupu a zásobování společnosti a že dodržování pravidel a zásad společnosti přináší výhody všem.
Nápravná opatření musí obsahovat možné chyby nebo problémy, jak jim předcházet a jak je řešit. Výsledky musí ukazovat konečný produkt ověření, definovat denní konstantu a budoucí referenci dohodnutých dohod.
Poskytovatelé musí být registrován a podléhat předpisům Musí mít oprávnění k výrobě produktů, které společnostem propagují.
Mohlo by to být umístěno a rizika, že je třeba se vyhnout během nákupního procesumimo jiné zmiňte také kvalitu produktů, propagační nabídky, přesný čas při přijímání akvizic.
Identifikujte, že ověřovací procesy v nákupech nejsou zranitelné nebo padělané, protože by to zmírnilo konečné výsledky. Ty by výrazně ovlivnily produkty získané subjekty, které o takové nákupy požádaly.
Příklad pro vytvoření kontrolního seznamu
Auditoři je třeba vzít v úvahu parametry, které mají být provedeny, přijímání servisních objednávek, propagace nabízených produktů, lhůty od požadavku po dodání. Musí počítat se vzdáleností od firmy, která produkt dodává, na místo, kde je poptáván.
Ověřte, zda nabízené a obdržené produkty jsou stejné, zda splňují požadavky v písemných dohodách, ohledně propagace nákupních katalogů.
Pro potvrzení auditu v procesu nákupu by měly být přezkoumány v systém managementu kvality. Proto se navrhuje potvrdit současnou legislativu pro audity. Tyto předpisy poskytnou základ pro systematické a úplné ověřování.